Officemanager/ Personal Assistent/ Spin in het web

Ons onderwijsinstituut groeit. Daarom zoeken wij een veelzijdige officemanager die ook als personal assistant fungeert en als spin in het web onze organisatie ondersteunt.

Jouw functie is onmisbaar: je hebt ruime ervaring en bent sterk in het regelen, coördineren en organiseren van de backoffice. Dankzij jouw aanwezigheid op kantoor loopt alles soepel en gestructureerd. Met jouw talent voor plannen, vooruitdenken en ontzorgen zorg je dat collega’s, trainers en cursisten op je kunnen bouwen.

Je komt te werken in een klein en betrokken team van onderwijskundigen en docenten, op een prachtig landgoed in Langbroek .

Vanuit kantoor heb je dagelijks contact met trainers/docenten, cursisten en klanten en beantwoord je vragen die binnenkomen. Je krijgt een veelzijdig takenpakket waarin je logistieke, organisatorische en praktische ondersteuning combineert. Daarnaast is er ruimte voor eigen initiatief en verbeteringen binnen het onderwijsinstituut. Naast jou zijn er collega’s die zich ook bezighouden met onderwijslogistiek; goede samenwerking is hierin belangrijk.

Wie zijn wij?

Het Meldkamerinstituut is een expertisebureau op het gebied van meldkamers en beveiliging. We verzorgen trainingen en geven advies aan meldkamers zoals die van 112, Schiphol en Defensie.

Jouw rol

• Officemanagement

Je runt het kantoor en bent het eerste aanspreekpunt voor klanten. Je neemt de telefoon aan, zorgt voor een nette werkomgeving en beheert de kantoorvoorraad. Je signaleert wat nodig is en regelt dit proactief.

• Trainingslogistiek

Samen met collega’s organiseer je de volledige logistiek rondom trainingen: van planning en organisatie tot de praktische uitvoering. De inhoud ligt bij de docent; jij zorgt dat alles eromheen klopt. Denk aan inschrijvingen, communicatie met deelnemers, materialen, certificaten en de planning van docenten.

Wij werken met Notion, Thinkific, Shiftbase en Typeform. Handigheid met digitale systemen en goede ICT-vaardigheden zijn daarom een belangrijke pré.

• Administratie

Je bewaakt het financiële overzicht in Moneybird, SAP ARIBA en andere digitale systemen. Je voert zowel debiteuren- als crediteurenadministratie en verwerkt maandelijks de facturatie.

• Persoonlijke assistentie

Je bent de rechterhand van onze directeur en biedt secretariële ondersteuning, zoals agendabeheer en het voorbereiden van vergaderingen.

Wat bieden wij?

• Een functie van 32–36 uur per week

• Salaris: € 2.900 – € 3.900 bruto per maand (op basis van 40 uur), afhankelijk van ervaring

• Start met een contract voor bepaalde tijd

• 25 vakantiedagen (op basis van 40 uur), pensioenbijdrage en een 13e maand

• Dagelijks verzorgde lunch en een inspirerende werkomgeving

• Een dynamisch en hecht team met impactvolle projecten en klanten

Wie ben jij?

• Minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie

• Sterk in plannen; je houdt overzicht en kunt goed structureren en multitasken

• Wendbaar, klantvriendelijk en servicegericht; je pakt zaken zelfstandig op

• Representatief en communicatief sterk; je schakelt gemakkelijk en spreekt en schrijft vloeiend Nederlands

• Je werkt graag in teamverband en houdt daarbij je eigen takenpakket en prioriteiten goed in de gaten

• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie van klanten en cursisten; discretie is vanzelfsprekend

Werkschema:

• Maandag t/m vrijdag

• Werkdag: 08.30 – 17.00 uur

• Je werkt volledig op kantoor . Dat vinden we belangrijk, omdat korte lijnen, snel schakelen en echt samenwerken hier het verschil maken.

Werk en privé blijven daarbij goed gescheiden: aan het eind van de dag sluit je je laptop en laat je het werk op kantoor.

Verwachte startdatum: 01-03-2026