Office- en Managementassistent

Voor een organisatie met een rijke en inspirerende geschiedenis zoeken wij een office- en managementassistent die niet alleen de veelzijdigheid van de functie waardeert, maar ook op hoog niveau weet mee te denken. In deze rol vervul je een sleutelpositie in het ondersteunen van de organisatie en draag je bij aan de groei en succes van het bedrijf.

Functie en organisatie           

Sinds de oprichting van het bedrijf in de jaren ‘30 is internationale handel en kapitaalinvesteringen de kern van het bedrijf geweest. Het opzetten van wereldwijde zakelijke relaties en het verhandelen van apparatuur, elektrische componenten, grondstoffen, chemicaliën en FMCG vormden de basis voor een solide organisatie.

Het bedrijf is tegenwoordig opgedeeld in vier divisies, en als office- en managementassistent speel je een centrale rol binnen deze divisies, met een sterke focus op vastgoed. Ervaring in de vastgoedsector is dan ook een grote pré. Je hebt een brede verantwoordelijkheid en weet een duidelijke structuur aan te brengen. Je ondersteunt daarnaast ook de bestuursleden en helpt bij de organisatie van evenementen in binnen- en buitenland. Een veelzijdige functie die vraagt om flexibiliteit en het vermogen om snel te schakelen – ideaal voor iemand die een dynamische en uitdagende rol ambieert.

Het kantoor in Arnhem kenmerkt zich door een informele sfeer, waar de rijke geschiedenis van het bedrijf in vele details tot leven komt. De cultuur is open en toegankelijk, wat zorgt voor een prettige werkomgeving waarin samenwerking en communicatie centraal staan.

Wat doe je zoal?

• HR ondersteuning: beheren en actualiseren van personeelscontracten en dossiers, verzorgen van salarisbetalingen, administratie en absentiebeheer
• Secretariële ondersteuning: behandelen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail, post) en fungeren als eerste aanspreekpunt voor het management bij algemene zaken
• Vastgoed: je ondersteunt de vastgoeddivisie en bent hierdoor inhoudelijk betrokken bij diverse projecten en processen
• Archiefbeheer: organiseren en onderhouden van het archief en digitale dossiers
• Betalingen en facturering: verantwoordelijk voor het verwerken van betalingen en facturering
• Facilitaire ondersteuning: ontvangen van bezoekers, boeken van hotels, regelen van relatiegeschenken en andere facilitaire taken
• Ad-hoc verzoeken: afhandelen van uiteenlopende verzoeken die zich in de dagelijkse gang van zaken voordoen

Wat vraagt onze opdrachtgever?                  

Je hebt: 

• Minimaal HBO werk- en denkniveau
• 5+ jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie; ervaring in de vastgoedsector is een pré
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk, en goede kennis van de Engelse en Duitse taal
• Ervaring met MS Office en ExactOnline; kennis van Odoo is een pré
• Een flexibele, pragmatische en proactieve werkhouding

Je bent:

• Analytisch sterk en werkt nauwkeurig met cijfers
• Integer, je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
• Stressbestendig en behoudt altijd het overzicht
• Organisatorisch en communicatief sterk
• Je kunt moeiteloos schakelen tussen uiteenlopende werkzaamheden
• Leergierig, positief en betrokken

Wat biedt onze opdrachtgever?

• Een goed salaris afhankelijk van ervaring en opleidingsniveau
• 8% vakantiegeld
• Laptop en telefoon van de zaak
• Een arbeidsovereenkomst van 1 jaar met de intentie deze om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd

Geïnteresseerd?

Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.

De voorselectie wordt uitgevoerd door Pro Assistance, waarna eventuele vervolggesprekken plaatsvinden bij de opdrachtgever.