Directiesecretaresse (32 - 40 uur)

Jouw baan

Ben jij een ervaren Directiesecretaresse die oog heeft voor detail met een servicegerichte instelling? Ga jij onze Divisiedirecteuren in staat stellen om op gestructureerde en efficiënte wijze met hun tijd en energie om te gaan? Dan is deze uitdaging in Nijkerk iets voor jou!

Als Directiesecretaresse ben je de vertrouwde partner van onze 2 Divisiedirecteuren. Je bent onderdeel van de divisie Infra, denk hierbij aan Wegenbouw, Rail en Verkeerstechniek. Jij zorgt ervoor dat zij zich optimaal kunnen concentreren op hun strategische taken, door alle ondersteunende werkzaamheden uit handen te nemen. Met jouw organisatietalent en kennis van de laatste office-tools zorg jij voor een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering.

Aan jou de uitdaging om als Directiesecretaresse:

• Agendabeheer en mailboxbeheer te verzorgen voor 2 Divisiedirecteuren, zodat zij hun werk zorgvuldig kunnen uitvoeren.
• Voorafgaand aan overleggen te controleren of de agenda’s compleet zijn, de juiste personen zijn aangehaakt en alle vergaderstukken aanwezig zijn.
• Notulen en actielijsten snel en nauwkeurig uit te werken en te verspreiden, zodat alles helder en up-to-date is.
• De Divisiedirecteuren te ondersteunen bij de voorbereiding en uitwerking van documenten en het verzamelen van relevante informatie.
• Zorg te dragen voor een duidelijke, correcte en foutloze afhandeling van alle communicatie, waarbij je de Nederlandse taal uitstekend beheerst.
• Snel te schakelen als er onverwachte veranderingen zijn, waarbij je flexibel inspeelt op nieuwe prioriteiten.
• Processen te signaleren die efficiënter kunnen en hierin proactief verbeteringen door te voeren.

Wat wij bieden

Als Directiesecretaresse bij ons krijg je een afwisselende rol binnen een professioneel en betrokken team. Je maakt onderdeel uit van een divisie in beweging, met ruimte voor eigen inbreng en nieuwe initiatieven.

Daarnaast bieden wij jou:

• Een salaris tussen de € 4.000,- en € 5.000,- bruto per maand.
• 25 vakantiedagen en 13 adv-dagen voor een goede werk-privébalans.
• Ruimte en verantwoordelijkheid om je werk zelfstandig in te delen en naar eigen inzicht uit te voeren.
• Een teamgerichte omgeving waarin je nauw samenwerkt met andere Directiesecretaresses en elkaar vervangt indien nodig.
• Een functie van minimaal 32 tot maximaal 40 uur per week, met standplaats Nijkerk en de mogelijkheid tot 1 dag per week thuiswerken.

Wat jij meeneemt

Je bent iemand die overzicht houdt, vooruitdenkt en zelfstandig handelt. Je ziet wat er nodig is zonder dat iemand je daar op hoeft aan te sturen. Je werkt rustig en zorgvuldig, ook wanneer de druk toeneemt. Prioriteiten stellen gaat je goed af en je weet hoofd- en bijzaken van elkaar te scheiden. Je volgt wat er speelt binnen de organisatie en vertaalt dit moeiteloos naar wat dat betekent voor jouw werk en ondersteuning.

Daarnaast vragen wij:

• Hbo werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar ervaring als Directiesecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie binnen een grotere organisatie.
• Ervaring binnen een complexe projectenorganisatie is een pre.