Administratief ondersteuner rondleidingen (Mobiel/vanuit huis, NL)

Functietitel: Administratief ondersteuner rondleidingen
Recruiter: Marja Blaauw
Vacature-ID: 4488

Administratief Ondersteuner (Rondleidingen & Beheer toegangspassen)

Ben jij de Administratief Ondersteuner die de uitdaging aangaat om samen met ons het administratieve proces rondom rondleidingen op onze productielocaties én het administratief beheren en uitreiken van toegangspassen voor bezoekers en externen gaat coördineren?

Dan zoeken we jou!

Geen dag is hetzelfde en je draagt bij aan iets belangrijks: iedere dag 1 miljard liter drinkwater van topkwaliteit winnen, zuiveren en leveren. Elke druppel telt!

Waar jij mee aan de slag gaat

Als Administratief Ondersteuner werk je namens het cluster technische administratie van team Planning & Databeheer mee aan de organisatie van rondleidingen op onze productielocaties. Jaarlijks worden er vele aanvragen gedaan door externen bij collega’s voor rondleidingen. Om deze aanvragen tijdig op te pakken en rondleidingen op een goede en veilige manier te organiseren hebben we jou nodig.

Tevens zorg je ervoor dat toegang tijdig en volgens de geldende veiligheidsrichtlijnen wordt geregeld. Dit betekent dat je aanvragen controleert, passen registreert en de uitreiking coördineert en toeziet op een correcte administratie en inname na afloop. Je fungeert hierbij als aanspreekpunt voor vragen en stemt waar nodig af met interne betrokkenen om een veilige en gecontroleerde toegang tot de locaties te waarborgen.

Je taken bestaan onder andere uit:

• Verwerken van aanvragen voor rondleidingen en toegangspassen.
• Inplannen van rondleidingen op productielocaties in overleg met interne stakeholders.
• Bewaken van beschikbaarheid van locaties, rondleiders en faciliteiten.
• Communicatie met aanvragers en interne betrokkenen (bijv. locatiebeheer, veiligheid, planning) over data, tijden en groepsgrootte en het bevestigen van afspraken.
• Informeren over praktische zaken zoals veiligheidsregels en locatiegegevens.
• Administratief vastleggen en bijhouden van gegevens en het archiveren van aanvragen en correspondentie.
• Bewaken van voortgang en deadlines van aanvragen.
• Controleren of rondleidingen voldoen aan veiligheidsrichtlijnen.
• Meedenken over procesverbetering en het doen van verbetervoorstellen voor planning en administratie.

Over de afdeling

De afdeling Winning en Zuivering is verantwoordelijk voor het proces van grondwaterwinning en waterzuivering. De afdeling bestaat uit ongeveer 270 medewerkers die elke dag zorgen voor kwalitatief zeer goed drinkwater. Vanuit ongeveer 93 productiebedrijven wordt 24 uur per dag 7 dagen per week water geproduceerd om een betrouwbare watervoorziening te waarborgen. Kerntaken zijn onder andere het beheer van de winvergunningen en toezien op de correcte naleving van de vergunningen, bedrijfsvoering, ontwikkelen en implementeren van onderhoudsplannen, zorg dragen voor de waterkwaliteit, beheer van grond-, hulp- en reststoffen, afhandeling van storingen en ontwikkelen van beleid op het gebieden van waterwinning en productie samen met de afdeling Asset Management. Als technisch databeheerder werk je vanuit het team Planning & Databeheer, wat bestaat uit zo’n 30 collega’s op het gebied van databeheer, contractmanagement, planning/werkvoorbereiding & financiële administratie.

Wat breng je mee aan?

We zijn vooral benieuwd naar wie jij bent én wat jij kunt. Belangrijk is dat jij jezelf bent en een secure manier van werken meebrengt.

Daarnaast vragen wij:

• Een afgeronde MBO niveau 4 opleiding in een administratieve richting;
• Je kunt accuraat werken en bent goed in plannen en organiseren;
• Punctueel en gestructureerd;
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatie;
• Je vindt het leuk om met collega’s samen te werken en schroomt niet om hen te contacten;
• Je signaleert knelpunten en onderneemt tijdig actie om problemen te voorkomen;
• Je begrijpt wensen van aanvragers en zorgt voor een soepel en professioneel proces in toewijzingen maar ook afwijzingen van rondleidingen.

Kortom; De Administratief Ondersteuner is een gestructureerde, nauwkeurige regelaar die energie krijgt van plannen, goed kan communiceren en het overzicht bewaart in een dynamische omgeving.

Zo zorgen wij voor jou

Als Technisch Administratief Medewerker versterk je ons voor 20 uur per week, bij voorkeur verdeeld over alle werkdagen van de week. Hiervoor kun je onder andere rekenen op de volgende arbeidsvoorwaarden (op basis van 40 uur per week):

• tot € 4.023,- bruto per maand (schaal 6, op basis van de cao per juli 2026). Daarnaast ontvang je een Flexibel Arbeidsvoorwaarden Budget (FAB) van 15,49% boven op je salaris. Dit budget bevat onder andere je vakantiegeld en eindejaarsuitkering.
• 31,5 vakantiedagen
• €1.000,00 ontwikkelingsbudget

En er is meer. Wil je een overzicht van al onze arbeidsvoorwaarden? Ga naar  Arbeidsvoorwaarden | Drinkwaterbedrijf Vitens

Onze toekomst, jouw toekomst  

Meewerken aan het toekomstbestendig maken van ons drinkwatervoorziening? Dan ontvangen wij graag je sollicitatie.

Vragen over de procedure? Kijk hier naar de sollicitatieprocedure binnen Vitens of stel je vragen aan onze recruiter Marja Blaauw via [email protected].

Meer weten over de inhoud van de functie? Mail teammanager Rutger Koekoek via [email protected].

Samen elke druppel duurzaam

Wij hebben als grootste drinkwaterbedrijf het doel om voor 2030 elke druppel duurzaam te maken. Benieuwd hoe wij dit willen realiseren? Kijk dan even op Over Vitens | Vitens.

Vitens is belangrijk voor de basisvoorzieningen in onze maatschappij. Daarom vragen wij altijd een screening aan voordat we iemand aannemen. Onderdeel van deze screening is het aanleveren van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.