Medewerker facilitaire zaken

Ben jij representatief ingesteld en zorg jij ervoor dat het pand er altijd netjes uitziet en bezoekers en collega’s zich welkom voelen? Zie jij wat er nodig is op het juiste moment en onderneem jij direct actie als medewerker facilitaire zaken? Dan is het Interprovinciaal Overleg (IPO) op zoek naar jou!

Dit zijn wij
Werken bij Vereniging het Interprovinciaal Overleg (IPO) betekent bijdragen aan iets groters. Als koepelorganisatie van de twaalf provincies werken we dagelijks aan oplossingen op regionaal, nationaal en Europees niveau die Nederland vooruithelpen. We ondersteunen provincies bij vraagstukken als netcongestie, woningbouw, natuur en stikstof. Dat doen we via drie organisatieonderdelen die elkaar versterken: het IPO in Den Haag, BIJ12 in Utrecht en het Huis van de Nederlandse Provincies (HNP) in Brussel.

Over het team
Je wordt onderdeel van de afdeling Bedrijfsvoering, binnen het facilitaire team met vijf collega’s. Samen zorgen jullie voor de uitvoering van de facilitaire processen voor de kantoren in Den Haag en Utrecht. Je helpt elkaar waar nodig en springt bij wanneer dat nodig is, zodat alle facilitaire zaken goed geregeld zijn en blijven.

Jouw rol en impact als medewerker facilitaire zaken
Als medewerker facilitaire zaken ben jij samen met je team het representatieve gezicht van de organisatie en ondersteun je collega’s en bezoekers door te zorgen voor:

• Het verwelkomen van bezoekers en collega’s vanaf de balie en receptie (afgewisseld met collega’s via een rooster).
• Het beantwoorden van telefoongesprekken, e-mails en het verwerken van fysieke in- en uitgaande post, inclusief archivering.
• Het beheren van facilitaire middelen en voorzieningen, zoals koffievoorziening, printvoorzieningen, vergaderruimtes en een schone, veilige en ordelijke werkomgeving, zodat iedereen prettig en veilig kan werken.
• Gastvrij ondersteunen tijdens bijeenkomsten, overleggen en in het vergadercentrum, waarbij je zorgt dat vergaderruimtes na gebruik weer netjes en gebruiksklaar zijn voor volgende groepen.
• Het eerste aanspreekpunt zijn bij verstoringen van vergaderfaciliteiten, waarbij je direct handelt en, indien nodig, in afstemming met IT zorgt voor een snelle oplossing.
• Het signaleren en zelfstandig uitvoeren van kleine facilitaire werkzaamheden, zoals het vervangen van een lampje of het aandraaien van een deurklink, en direct actie ondernemen om kleine storingen of gebreken snel en efficiënt op te lossen.
• Samen met ICT-collega’s sleutels, toegangsmiddelen en apparatuur uitgeven aan nieuwe collega’s.
• Onderdeel zijn van de BHV-organisatie en weten hoe je moet handelen vanaf de balie bij calamiteiten en incidenten.

Hoe kan jouw werkdag eruitzien?
Je start de dag op kantoor in Utrecht met een kop koffie en een praatje bij het koffieapparaat. Vervolgens leeg je de vaatwasser, ruim je deze in en spoel je de koffieapparaten om. Daarna neem je plaats achter de receptie. Omdat je met z’n tweeën achter de receptie zit, zet je tussendoor ook de lunch klaar voor een externe afspraak.

Wanneer dat is geregeld, word je gevraagd om even te helpen: er moet een bureau worden verplaatst. Voor jou is dat geen probleem; je steekt graag de handen uit de mouwen.

Hierna is het tijd voor de lunch met je collega’s. Na de lunch loop je een rondje langs de vergaderzalen om te checken of alles nog naar wens is. Zijn er voldoende pennen op voorraad en functioneert het scherm nog goed? Terug achter de receptie word je gebeld door een bezoeker die op het parkeerdek staat. Jij controleert in het systeem of de bezoeker is aangemeld en geeft vervolgens een seintje aan de receptie beneden (van het verzamelpand) om de slagboom te openen. Vervolgens check je je mailbox en zie je dat er maandag een nieuwe collega start. Je schakelt nog even met de collega’s van ICT, zodat alles klaarstaat bij de receptie voor een goede start.

Voordat je de dag afsluit, loop je nog een laatste rondje door het pand waarbij je alert bent of alles nog functioneert of dat er een storing moet worden gemeld. Gelukkig is er geen storing. Met een voldaan gevoel loop je het pand uit. Samen met je team heb je ervoor gezorgd dat alles op rolletjes liep en was de dag lekker afwisselend, want geen dag is hetzelfde.

Dit bieden we jou

• Een dienstverband voor 36 uur per week (1 fte) van één jaar, met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Een werkweek van 32 uur is bespreekbaar, waarbij 36 uur de voorkeur heeft.
• Een salaris van minimaal € 2.596,78 en maximaal € 3.356,60 bruto per maand (afhankelijk van ervaring, salarisschaal 5 IPO – cao provincies ) op basis van 36 uur per week.
• Naast je salaris een individueel keuzebudget (IKB) van 22,37%. Dit is inclusief onder andere 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering. Het IKB kan maandelijks worden uitgekeerd of worden gespaard. Je kunt het IKB inzetten voor verschillende doelen, bijvoorbeeld het aflossen van een studieschuld bij DUO tot maximaal € 1.250,- per kalenderjaar, dit gedurende maximaal 6 jaar.
• Volledige eersteklas OV-vergoeding voor woon-werkverkeer.
• Een moderne, open én flexibele werkomgeving op loopafstand van Utrecht Centraal Station.
• Persoonlijk ontwikkelbudget van € 6.000,- per 5 jaar.
• Een ABP-pensioen.
• Een eigen laptop en mobiele telefoonregeling.

Dit breng je mee
Je bent dienstverlenend ingesteld en helpt je omgeving graag. Je bent sterk in klantcontact, luistert goed naar vragen van bezoekers en collega’s en schakelt vervolgens snel naar passende facilitaire oplossingen. Hierbij communiceer je altijd helder en professioneel. Ook kun je makkelijk schakelen, houd je overzicht en plan je je werkzaamheden goed.

Je werkt zowel zelfstandig als in teamverband uitstekend. Je werkzaamheden vinden hoofdzakelijk plaats in Utrecht, maar je bent flexibel en vindt het geen probleem om ook in Den Haag bij te springen.

Verder heb je:

• Een afgeronde relevante opleiding op minimaal mbo-niveau 2, bij voorkeur in een facilitaire richting.
• Minimaal 2 jaar ervaring als medewerker facilitaire zaken.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Kom jij werken als medewerker facilitaire zaken bij IPO?
Zin om impact te maken én af en toe te lachen tijdens je werk? Stuur dan jouw motivatiebrief en cv via het sollicitatieformulier op de website. Deze vacature staat open zolang we nog op zoek zijn naar een collega. Heb je vragen over de functie of de sollicitatieprocedure? Neem gerust contact op met Makambe Jeltes (recruiter). Je kunt bellen of WhatsAppen via 06-11364274.

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.