Managementassistent

Op zoek naar een boeiende functie als Managementassistent bij een organisatie waar je daadwerkelijk impact kunt maken?

Functieomschrijving     

Als managementassistent ben je de linking pin tussen het management en de organisatie en houd je overzicht, signaleer je knelpunten en los je deze waar mogelijk op. Je beheert en bewaakt agenda’s, stelt prioriteiten en stemt deze af op de behoeften van de managers. Daarnaast organiseer en bereid je vergaderingen en bijeenkomsten voor, inclusief het opstellen van agenda’s, vergaderstukken en planningen. Waar nodig neem je deel aan vergaderingen en notuleer je.

Naast administratieve ondersteuning zorg je ervoor dat afspraken en besluiten worden opgevolgd. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties en speelt een actieve rol in het onboarden van nieuwe medewerkers. Ook ben je attent en zorg je, in overleg met de managers, voor passende attenties binnen het team. Met jouw scherpzinnigheid, proactieve houding en organisatorisch talent zorg je ervoor dat alles soepel verloopt.

Wat doe je zoal?

• Agendabeheer
• Correspondentie
• Het voorbereiden van vergaderingen, het opstellen van de agenda, het gereedmaken en distribueren van de vergaderstukken etc.
• Het notuleren van vergaderingen
• Onboarding nieuwe medewerkers
• Ontvangen van bezoekers
• Archiveren

De organisatie:

Een maatschappelijke organisatie waarbij diverse soorten zorg- en dienstverlening, kennis en wetenschap bij elkaar komen. Deze organisatie helpt mensen bij schokkende gebeurtenissen en psychotrauma. Ieder mens, waar ook ter wereld, heeft recht heeft op een menswaardig bestaan in een stabiele samenleving. Vanuit die visie helpt de organisatie mensen, organisaties en samenlevingen om de psychosociale impact van schokkende gebeurtenissen te minimaliseren door zorg op maat te bieden, te adviseren, onderzoek te doen en kennis te delen.

Wat vraagt onze opdrachtgever?                     

Je hebt: 

• Havo/VWO met een afgeronde secretariële opleiding
• Meerdere jaren ervaring als secretaresse, bij voorkeur binnen de welzijnssector, gezondheidszorg of non-profitsector
• Nederlands moedertaal - uitstekende taalvaardigheid, zowel mondeling als schriftelijk
• Uitstekende kennis van de Engelse taal in woord en geschrift
• Uitstekende kennis van MS Office, ervaring met werken in User (EPD) is een pre
• Uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden
• Een dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Sterke organisatorische vaardigheden
• Gevoel voor humor

Je bent:

• Proactief en ondernemend
• In staat structuur aan te brengen en overzicht te bewaren
• Nauwkeurig
• Integer en discreet
• Een kei in het organiseren van bijeenkomsten, bewaken van de afhandeling van besluiten en het opstellen van planningen
• Dienstverlenend en positief ingesteld
• Organisatiesensitief
• Accuraat en zorgvuldig

Wat biedt onze opdrachtgever?

• Een salaris van maximaal € 4463,- bruto per maand o.b.v. 40 uur (conform FWG 45 van de CAO GGZ)
• 8% vakantiegeld
• 8,33% eindejaarsuitkering
• Reiskostenvergoeding
• Een collectieve pensioenvoorziening bij Pensioenfonds Zorg en Welzijn (50/50)
• Naast je vakantie-uren ontvang je levensfasebudget-uren (LFB) 
• Meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden; hiermee kun je (aanschaf)kosten fiscaal verruilen voor bijvoorbeeld een sportabonnement of fiets.
• Een fijne werkplek waar je samen met bevlogen collega’s het verschil kan maken
• Een team dat naast hard werken ook oog heeft voor elkaar
• Een uitgebreid vitaliteitsprogramma met passende workshops, stoelmassages en andere leuke activiteiten aan.
• Hybride werken is mogelijk; 3 dagen kantoor, 1 vanuit huis (in overleg te bepalen).
• Er is parkeergelegenheid op eigen terrein.
• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met daarna uitzicht op een vast dienstverband.
• De uiteindelijk geselecteerde kandidaat zal worden gevraagd om een actuele Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). De kosten hiervoor zullen worden vergoed.

Geïnteresseerd?

Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.

De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam. Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.