Managementassistent

Kom bij ons werken als Managementassistent

Ben jij een organisatietalent met een scherp oog voor detail en een passie voor ondersteuning? Als Managementassistent ben jij de spil in het web van NHG. Je houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt dat alles soepel verloopt. Klaar om het verschil te maken? Dan zoeken wij jou!

Jouw uitdaging bij NHG

Als Managementassistent ben jij de onmisbare schakel binnen NHG. Je ondersteunt het management met het agendabeheer én bent het aanspreekpunt voor collega’s met vragen over afspraken, vergaderruimtes en werkplekken; in deze rol zorg jij ervoor dat alles soepel verloopt en draag je bij aan een prettige werkomgeving. Service staat hierbij hoog in het vaandel en jij het verschil maakt met jouw betrokkenheid, organisatietalent en klantgerichte houding.

Jouw werkdag

's Ochtends begin je met een rondje door het pand en zorg je ervoor dat de vergaderruimtes en het Funcafé er netjes uitzien. Daarna overleg je met Bjorn en Arthur hoe de agenda’s er de komende weken uitzien voor hen. Jij draagt zorg voor het afhandelen van agendaverzoeken voor zowel in- als externe afspraken, verzorgt de vergaderfaciliteiten en verstrekt informatie over parkeren voor de bezoekers.

Verspreid over de dag ontvang je de bezoekers voor onze collega’s en maak je ze blij met een heerlijk kopje koffie.

Binnenkort start een nieuwe collega, dus jij gaat aan de slag met het plannen van de onboarding afspraken en zorgt ervoor dat het welkomstpakket klaarligt op de eerste werkdag. Na de gezamenlijke lunch controleer je of alle koffiemachines nog voldoende bonen hebben, zet je de vaatwasmachines aan en plaats je een bestelling voor de komende maandelijkse borrel bij onze cateraar.

In de namiddag bespreken jullie tijdens het expertteam overleg van Office Management de lopende zaken en volg je de acties op die hieruit gekomen zijn. Nog even de laatste mailtjes wegwerken en de dag is voorbij gevlogen!

Jij maakt het verschil

De werkzaamheden binnen deze functie variëren van secretariële werkzaamheden en receptionele werkzaamheden tot ondersteuning op het gebied van office management. Zo ben je onder andere verantwoordelijk voor:

• Het beheren van de agenda van twee managers en het organiseren van bijeenkomsten, evenementen en vergaderingen;
• Het ontvangen en doorverwijzen van bezoekers en het boeken en zorgdragen voor de representativiteit en bruikbaarheid van de vergaderruimtes;
• Het aannemen en afhandelen van inkomende telefoongesprekken en het aannemen en verstrekken van informatie aan externen en interne medewerkers;
• Zorgdragen voor het voorraadbeheer van huishoudelijke en kantoorartikelen;
• Het aanvragen, controleren en afhandelen van offertes en facturen.

Jouw team

In deze functie ben je onderdeel van het team Office Management. Dit team heeft de focus op het operationeel ondersteunen en faciliteren van de organisatie en is hét visitekaartje van NHG. Het team bestaat uit een Facility Manager, Bestuurssecretaresse en twee Managementassistenten.

Wij zoeken een proactieve collega die energie krijgt van ad-hoc werkzaamheden, initiatief toont en graag zelf kansen ziet én benut.

Dit zijn de functie-eisen

• Je hebt MBO/ MBO+ werk- en denkniveau en een diploma in de richting van Secretaresse of Officemanagement;
• Je bent flexibel beschikbaar. Werkdagen worden in overleg vastgesteld;
• Je werkt servicegericht, gestructureerd en bent sterk in het stellen van prioriteiten;
• Je hebt ervaring met het Microsoft Office pakket;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je bent beschikbaar voor 32 uur per week.

Voldoe jij niet aan alle eisen, maar denk je een goede match te zijn met deze vacature of jezelf te kunnen ontwikkelen naar hetgeen wij vragen? Dan nodigen we je van harte uit om alsnog te reageren.

Dit zijn de arbeidsvoorwaarden

Uitdagend werk! Samen met ongeveer 100 enthousiaste en vakkundige collega’s werk jij op een unieke positie in de Nederlandse woning- en hypotheekmarkt. Wij bieden je volop ruimte en verantwoordelijkheid – aan jou de kans die te benutten. Daarnaast kun je bij ons rekenen op:

• Een salaris van minimaal € 2.888- en maximaal € 3.790,- bruto per maand, op basis van 40 uur, afhankelijk van kennis en ervaring;
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een 13e maand, NS Business Card 1e klas en een goede pensioenregeling;
• Goede opleidingsmogelijkheden;
• Een jaarlijks vitaliteitsbudget;
• Een moderne, inspirerende werkomgeving in het WTC in Utrecht, direct gelegen naast het Centraal Station;
• Verzorgde (gratis) lunch op dinsdagen en donderdagen;
• Binnen NHG streven we naar een veilige en open werkomgeving waar medewerkers zich gerespecteerd en gewaardeerd voelen en waarin iedereen gelijke kansen heeft. Lees meer