Kwaliteitsmedewerker Informatiebeheer

Functieomschrijving

Wat doe jij?

Als Kwaliteitsmedewerker Informatiebeheer ondersteun je één of meerdere vakteams bij het verbeteren van de kwaliteit van hun informatiehuishouding. Je controleert of dossiers en zaken volledig en juist zijn ingericht, zodat ze digitaal kunnen worden gearchiveerd volgens de geldende richtlijnen. Dankzij jouw inzet kunnen collega’s én inwoners sneller beschikken over betrouwbare informatie. Je coacht en adviseert collega’s bij digitaal werken, onder andere in projecten zoals de implementatie van een (nieuw) zaaksysteem en de overgang naar Microsoft 365. Daarnaast voer je kwaliteitscontroles uit, leg je bevindingen vast en rapporteer je hierover aan de leiding. Op basis daarvan doe je concrete verbetervoorstellen. Je krijgt energie van collega’s verder helpen. Je legt rustig en praktisch uit wat nodig is, zodat teams het daarna zelfstandig kunnen toepassen. Ook bewaak je een zorgvuldige overdracht, afsluiting of vernietiging van dossiers, conform de regels. Zo lever je een directe bijdrage aan een betrouwbare, transparante en toekomstbestendige informatievoorziening.

Jouw werkweek

Je start bijvoorbeeld met een projectoverleg over de migratie van informatie van de netwerkschijf naar Microsoft 365. Daarna ga je met een vakteam door de bestaande bestanden: wat is archiefwaardig en hoe richten we het zo in dat informatie straks beter vindbaar is? Een andere dag werk je (op locatie) samen met een vakteam. Collega’s komen met vragen en jij helpt ze vlot op weg in de applicaties. Je stimuleert zaakgericht en digitaal werken en denkt mee over procesverbeteringen, met aandacht voor het juist opslaan en ordenen van informatie. Ook kun je trainingen verzorgen over zaakgericht werken. Daarnaast plan je tijd voor kwaliteitscontroles, administratie, het beantwoorden van vragen (o.a. via Topdesk) en het verbeteren van werkinstructies en trainingen op basis van feedback. Kortom: een afwisselende opdracht met zichtbare impact op de kwaliteit van onze informatiehuishouding.

Ons team

Je werkt binnen team Informatiebeheer (afdeling Informatievoorziening), een gezamenlijk organisatieonderdeel van de gemeenten Venray en Horst aan de Maas. Het team staat aan de vooravond van grote veranderingen: de focus verschuift van achteraf archiveren naar informatiebeheer dat vooraf goed is ingericht in de processen. Jij speelt daarin een sleutelrol door collega’s te adviseren en te ondersteunen bij het verder op orde brengen van de informatiehuishouding. In totaal werken ongeveer 25 collega’s in het team, met veel energie en vakmanschap, aan betere informatievoorziening en dienstverlening.

Wij zoeken

- Een ervaren informatieprofessional.

- Met brede kennis van dossiervorming, archivering en informatiebeheer.

- Die collega’s ondersteunt en coacht in kwalitatieve dossiervorming tijdens het lopende werkproces.

- Zodat archivering ‘aan de achterkant’ zoveel mogelijk automatisch en volgens afspraken verloopt.

- Met aantoonbare ervaring in zaakgericht werken (ZGW) en digitale dossiervorming.

- Die met ons stappen zet richting modern en innovatief informatiebeheer.

Kennis & kwaliteiten

• Je hebt een proactieve werkhouding, bent resultaatgericht en neemt anderen mee om samen verbeteringen door te voeren.

• Je hebt hbo werk- en denkniveau en relevante vakkennis/opleiding (bijv. leergang Informatiebeheer, SOD II, recordmanagement, auditing of vergelijkbaar).

• Je hebt aantoonbare ervaring met digitaal en zaakgericht werken (ZGW) binnen een overheidsorganisatie.

• Je bent thuis in digitaal archiveren, het opstellen/toepassen van vernietigingslijsten en het werken met kwaliteitszorg- of auditsystemen.