HR & Finance Operations Coordinator (Part-Time, 28h)

HR & Finance Operations Coordinator (Part-Time, 28h), EN

Own the people-and-payroll engine across our group — bring structure, calm, and smart automation to the heart of our shared services.

📍 Amsterdam area / Hybrid (1 office day/week) + remote

About Constrive Group

Constrive Group is a fast-growing Dutch holding active in e-commerce, SaaS, and brand development. Our shared-services team supports multiple group companies with finance, HR, and operations — so ventures can focus on customers, products, and growth.

We’re building a lean, high-trust operating system behind the scenes. To strengthen that foundation, we’re looking for a hands-on HR & Finance Operations Coordinator who loves creating order, improving workflows, and keeping the basics rock-solid.

The Role

You keep our people operations and payroll coordination running smoothly — accurate, on time, and well-documented. You also support a few light finance/admin processes that keep the engine running.

This is a role for someone who doesn’t just “do tasks,” but owns the workflow: clear inputs, clean handoffs, reliable calendars, and fewer surprises.

You’ll Own

HR & Payroll Operations

• Prepare and validate monthly payroll inputs, liaising with our payroll partner (JAN) and Finance.
• Maintain contracts, personnel files, and HR documentation (SharePoint) with clean structure and version discipline.
• Run onboarding/offboarding checklists end-to-end (contracts, registrations, access handoffs, pension, documentation).
• Manage pension registration and leave tracking; keep HR calendars up to date (reviews, contract moments, etc.).
• Communicate payslips, benefits, and payroll summaries clearly to managers and colleagues.

Finance & Admin Support (light, recurring)

• Monitor the finance/admin mailbox and ensure requests land with the right owner — fast, clean, trackable.
• Process customer returns/credit notes in Exact Online and refunds via Mollie.
• Provide a monthly payroll-cost overview to Finance and support month-end coordination.
• Support occasional international payments via iBanFirst.

Smart Improvement (AI/automation, practical)

• Help us build an “ops second brain”: SOPs, checklists, templates, and a predictable calendar of recurring work.
• Improve workflows with simple automations and better intake (forms, standard packs, reminders) — while protecting confidentiality and data quality.
• Use AI as a productivity tool  responsibly : drafting, structuring, summarizing — not as a substitute for accuracy, audit trail, or good judgment.

Important

You’ll work with sensitive personal data; we expect strong judgment and confidentiality — including responsible use of AI tools and data handling.

What You Bring

• 2–4+ years experience in HR/payroll administration in a Dutch context (or equivalent operational role).
• Comfortable with systems like Nmbrs, Exact Online, or similar; you learn tools quickly.
• Detail-first: you catch errors early, and you like finishing loops.
• Structured and proactive: you build clarity (checklists, timelines, clean handoffs).
• Clear communication in English and Dutch.
• A trustworthy approach — you handle sensitive data with discretion.

What Success Looks Like (after 3–6 months)

• Payroll inputs are consistently on time, complete, and correct — with fewer back-and-forth loops.
• HR files and contracts are clean, searchable, and audit-ready.
• Onboarding/offboarding runs on a repeatable checklist — not memory.
• Month-end payroll cost reporting lands smoothly with Finance.
• At least 2–3 workflow improvements are implemented (templates, better tracking, light automation).

What We Offer

• Flexible hybrid setup (28 hours/week; 1 office day).
• A supportive team culture and exposure to multiple growing companies.
• Room to expand into HR projects over time (policy, training, process improvement) as trust and capacity grow.

Next Steps

Message  [email protected] with a short note and your profile (no formal cover letter needed). We value clarity, ownership, and calm execution.

#HR #Payroll #Operations #SharedServices #ExactOnline #Nmbrs #Automation #Amsterdam

--- HR & Finance Operations Coördinator (Part-time, 28u), NL ---

Neem eigenaarschap over onze people- en payroll-engine — breng structuur, rust en slimme automatisering in het hart van onze shared services.

📍 Regio Amsterdam / Hybride (1 kantoordag per week) + remote

Over Constrive Group

Constrive Group is een snelgroeiende Nederlandse holding actief in e-commerce, SaaS en brand development. Ons shared-services team ondersteunt meerdere group companies met finance, HR en operations — zodat de ventures kunnen focussen op klanten, producten en groei.

We bouwen achter de schermen aan een lean, high-trust operating system. Daarom zoeken we een hands-on HR & Finance Operations Coördinator die houdt van orde scheppen, workflows verbeteren en de basis rotsvast neerzetten.

De rol

Jij zorgt dat onze people operations en payroll-coördinatie soepel draaien — accuraat, op tijd en goed gedocumenteerd. Daarnaast ondersteun je een aantal lichte finance/admin processen die de motor draaiend houden.

Dit is een rol voor iemand die niet alleen “taken uitvoert”, maar de workflow bezit: heldere inputs, strakke overdrachten, betrouwbare kalenders en minder verrassingen.

Jij neemt eigenaarschap over:

HR & Payroll Operations

• Maandelijkse payroll-inputs voorbereiden en valideren, in afstemming met onze payroll partner (JAN) en Finance.
• Contracten, personeelsdossiers en HR-documentatie (SharePoint) beheren met een heldere structuur en versie-discipline.
• Onboarding/offboarding checklists end-to-end coördineren (contracten, registraties, toegang/handoffs, pensioen, documentatie).
• Pensioenregistratie en verlofregistratie beheren; HR-kalenders bijhouden (reviews, contractmomenten, etc.).
• Loonstroken, benefits en payroll-samenvattingen helder communiceren naar managers en collega’s.

Finance & Admin Support (licht, terugkerend)

• Finance/admin mailbox monitoren en zorgen dat verzoeken snel, netjes en traceerbaar bij de juiste eigenaar landen.
• Retouren en creditnota’s verwerken in Exact Online en refunds via Mollie.
• Maandelijkse payroll-kostenoverzichten leveren aan Finance en ondersteunen bij maandafsluiting.
• Af en toe internationale betalingen ondersteunen via iBanFirst.

Slim verbeteren (AI/automation, praktisch)

• Meebouwen aan een “ops second brain”: SOP’s, checklists, templates en een voorspelbare kalender van terugkerend werk.
• Workflows verbeteren met eenvoudige automatiseringen en betere intake (forms, standaardpakketten, reminders) — met behoud van vertrouwelijkheid en datakwaliteit.
• AI gebruiken als productiviteitstool  op een verantwoorde manier (drafting, structureren, samenvatten) — niet als vervanging van accuratesse, audit trail of goed oordeel.

Belangrijk

You’ll work with sensitive personal data; we expect strong judgment and confidentiality — including responsible use of AI tools and data handling.

Wat jij meebrengt

• 2–4+ jaar ervaring in HR/payroll administratie in een Nederlandse context (of vergelijkbare operationele rol).
• Handig met systemen zoals Nmbrs, Exact Online of vergelijkbaar; je leert tools snel.
• Detail-first: je spot fouten vroeg en je maakt dingen af.
• Gestructureerd en proactief: je bouwt duidelijkheid (checklists, tijdlijnen, strakke handoffs).
• Goede communicatie in het Engels (Nederlands is een pré).
• Betrouwbaar en discreet: je gaat zorgvuldig om met gevoelige data.

Wanneer ben je succesvol (na 3–6 maanden)

• Payroll-inputs zijn structureel op tijd, compleet en correct — minder back-and-forth.
• HR-dossiers en contracten zijn netjes, vindbaar en “audit-ready”.
• Onboarding/offboarding loopt op een herhaalbare checklist — niet op geheugen.
• Payroll-kostenrapportage loopt soepel richting Finance.
• Minimaal 2–3 workflow-verbeteringen zijn doorgevoerd (templates, betere tracking, lichte automatisering).

Wat we bieden

• Flexibel hybride werken (28 uur; 1 dag op kantoor).
• Supportive teamcultuur en exposure aan meerdere groeiende bedrijven.
• Ruimte om later uit te breiden richting HR-projecten (policy, training, procesverbetering).

Interesse?

Stuur  [email protected] een kort bericht met je profiel (geen motivatiebrief nodig). We waarderen helderheid, eigenaarschap en rustige executie.

#HR #Payroll #Operations #SharedServices #ExactOnline #Nmbrs #Automation #Amsterdam