Coördinator administratieve ondersteuning jeugd

Regiosecretaris Beschermingstafel Zuid-Kennemerland en IJmond (20 uur per week)

Aan de Beschermingstafel worden gezinssituaties besproken waarin het opvoedklimaat als onveilig wordt beoordeeld en waarin kinderen mogelijk in hun ontwikkeling worden bedreigd. Het doel van deze gesprekken is om samen met ouders (en waar passend met kinderen vanaf 12 jaar) te komen tot een zorgvuldig afgewogen plan met duidelijke veiligheidsafspraken. Dit kan plaatsvinden binnen het vrijwillig kader of, indien nodig, leiden tot een verzoek aan de Raad voor de Kinderbescherming om een raadsonderzoek te starten.

Wat ga je doen? 

Als secretaris van de Beschermingstafel ben je verantwoordelijk voor:

• Het organiseren, voorbereiden en notuleren van de bijeenkomsten van de Beschermingstafel (dinsdagochtend in Beverwijk en donderdagochtend in Heemstede).
• Het plannen en organiseren van de digitale toetsingen ter tafel.
• Het fungeren als verbindende schakel tussen professionals, ouders, kinderen (vanaf 12 jaar) en de voorzitter.
• Alle communicatie met inbrengende zorgaanbieders en vaste deelnemers, evenals de administratieve afhandeling rondom de planning van besprekingen.
• Het controleren en registreren van verzoeken van professionals en het adviseren over het proces.
• Monitoring en evaluatie van de werkwijze, inclusief het bewaken van doorlooptijden.
• Het signaleren van knelpunten en ontwikkelingen in de uitvoering en hierover adviseren aan de voorzitter.
• Zorgdragen voor een correcte registratie en structurering van werkprocessen.

Regiosecretaris Contractmanagement Jeugdhulpregio Zuid-Kennemerland en IJmond (ZKIJ)(16 uur per week)

Als regiosecretaris ondersteun je het regionaal contractmanagementteam van de Jeugdhulpregio Zuid-Kennemerland en IJmond. Je werkt samen met professionals uit het veld, projectleiders, beleidsadviseurs en contractmanagers. Binnen dit team ben je verantwoordelijk voor de organisatorische en administratieve ondersteuning, waaronder het voorbereiden, organiseren en notuleren van overleggen en het verzorgen van de algemene regionale communicatie.

Wat ga je doen?

• Alle communicatie met zorgaanbieders verloopt via de regionale mailbox. E-mails worden verstuurd namens de zeven gemeenten of het regionale programmateam. Binnenkomende vragen met een regionaal karakter stem je af met de betrokken collega’s en je verzorgt de terugkoppeling.
• Twee keer per maand (dinsdag van 13.30 tot 15.00 uur, afwisselend fysiek en via Teams) neem je deel aan het regionaal afstemmingsoverleg met contractmanagers. Je brengt vragen in, beheert het planbord en bewaakt de voortgang van acties.
• Je plant diverse regionale overleggen in en verzorgt, indien gewenst, de verslaglegging.
• Je plant voortgangsgesprekken met aanbieders (meestal één à twee keer per jaar). Je vraagt agendapunten uit, stelt de agenda op, deelt deze met de betrokken partijen en notuleert (een deel van) de gesprekken.
• Je beheert het regionale archief met onder andere gespreksverslagen, rapportages en contracten van jeugdhulpaanbieders.
• Je verzamelt, archiveert en bewaakt de tijdige aanlevering van kwartaalrapportages en de jaarlijkse productieverantwoording met accountverklaring. Indien nodig verzorg je herinneringen.

• Je ontvangt een salaris vanaf €20,33 bruto per uur (schaal 8) exclusief eindejaarsuitkering
• Je krijgt een tijdelijk contract met kans op verlenging.
• Je werkt 36 uur per week
• Volledige vergoeding van je reiskosten met het openbaar vervoer.
• Je krijgt de kans om je kennis over jeugdhulp te verdiepen en jezelf professioneel te ontwikkelen.
• Je werkt in een dynamische omgeving met betrokken collega’s die samenwerken aan het welzijn van kinderen en gezinnen.

We zoeken een proactieve en nauwkeurige professional met affiniteit voor jeugdhulp en sterke organisatorische vaardigheden.

• Afgeronde mbo-opleiding in Officemanagement of Supportmanagement.
• 3-5 jaar ervaring in een ondersteunende rol binnen een complexe organisatie.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
• Kennis van de jeugdwet en interesse in jeugdhulp.
• Handig met MS-Teams, Word, Excel en PowerPoint.

Gelegen in het hart van Haarlem, werkt de jeugdhulpregio ZKIJ samen met gemeenten, partners en ketenorganisaties aan het beschermen en ontwikkelen van kinderen en gezinnen. Met korte lijnen en een sterke inhoudelijke betrokkenheid streven we naar zorgvuldige en steeds betere jeugdhulp en jeugdbescherming.

Bij ons staat samenwerking centraal, zowel binnen ons team als met externe partners. We bieden een dynamische werkomgeving waarin jouw ideeën en inzet bijdragen aan tastbare verbeteringen in het leven van gezinnen. Persoonlijke ontwikkeling en een gezonde werk-privébalans zijn voor ons belangrijk.

Ben jij klaar om impact te maken in een betrokken en ambitieus team?