Secretaresse Financiën en Bestuursondersteuning

Dit ga je doen Ben jij zelfstandig, proactief, nuchter en schakel je snel? Ben je daarnaast ook iemand die altijd alles tot in de puntjes weet te regelen? Dan is deze functie absoluut iets voor jou!

Voor de Manager Financiën en de secretaris Raad van Bestuur en Raad van Toezicht zijn wij op zoek naar een secretaresse die combinatierollen gaat vervullen.

In deze dynamische functie ondersteun je op professionele wijze voor 16 uur het MT en de manager Financiën en 16 uur de secretaris RvB en RvT. Je bent verantwoordelijk voor agendabeheer, je bewaakt follow-ups van acties en afspraken. Je handelt inkomende mails en correspondentie af, organiseert vergaderingen, archiveert en redigeert. Je bent de roosteraar van de afdeling. Wanneer nodig kun je inspringen bij het secretariaat Raad van Bestuur, bijvoorbeeld tijdens verlof of verzuim. Je werkt nauw samen met het MT Financiën en de secretaris en voert werkzaamheden uit om hen optimaal te laten functioneren, samenwerken en ontzorgen.

In deze rol neem je eigenaarschap en bewaak je de interne processen met bevlogenheid en draagt waar nodig proactief verbeteringen aan. Je zoekt actief verbinding met andere secretariaten in het ziekenhuis en werkt en denkt over grenzen heen. Samen met je collega’s realiseer je goed georganiseerde en op elkaar afgestemde dienstverlening. Hier kom je te werken Financiën bestaat uit verschillende teams met elk hun eigen expertise, variërend van de zorgadministratie, de personeels- en salarisadministratie, de financiële administratie, business control tot bedrijfsinformatie. Samen met een collega secretaresse vorm jij de spil van de financiële afdeling van het ziekenhuis.

Als secretaresse van de secretaris RvB en RvT maak je onderdeel uit van het team Bestuursondersteuning. In nauwe samenwerking met de secretaresses van de Raad van Bestuur zorg je ervoor dat onze bestuursactiviteiten op rolletjes lopen en ondersteun je de secretaris in haar dagelijks werk.

De lijnen zijn kort; collega’s lopen regelmatig je kamer binnen met allerlei vragen of voor een luisterend oor. Je werk is gevarieerd en blijft boeien door alle contacten die je binnen én buiten het ziekenhuis hebt. We proberen vanuit één visie onze ondersteuning vorm te geven: laagdrempelig en kwalitatief hoogwaardig.

Het Diakonessenhuis is al bijna 180 jaar een vertrouwd en kleinschalig ziekenhuis in de stad en regio Utrecht. We hebben korte lijntjes en een warme sfeer. We werken hard en zijn ambitieus maar hebben oog voor elkaar en er is ruimte voor plezier en ontwikkeling. Dit heb je in huis

• Je beschikt over mbo/hbo werk- en denkniveau en hebt bij voorkeur ervaring in een vergelijkbare functie.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift.
• Je beschikt over goede kennis van Microsoft Office en bent digitaal zeer vaardig.
• Je hebt goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen, goede contactuele eigenschappen, sensitiviteit en tact. Je beweegt je makkelijk tussen de verschillende lagen van de organisatie.
• Je hebt een proactieve houding, een vooruitziende blik en een zelfstandige manier van werken.
• Je staat stevig in je schoenen en bent stressbestendig.
• Je hebt een can-do mentaliteit. Je deinst niet terug voor een uitdaging en houdt van de puzzel die het complexe agenda-beheer met zich mee kan brengen.
• Je hebt een pragmatische, nuchtere houding.
• Je werkt graag samen en vindt werkplezier en humor belangrijk.

Dit bieden wij

• Een contract voor 32 uur per week, met uitzicht op een vast contract na een positieve proeftijd.
• Een salaris volgens de CAO Ziekenhuizen in FWG45 (min. € 2.982,- en max. € 4.015,-) of FWG 50 (€ 3.199,- en max. € 4.540,-) afhankelijk van opleiding en ervaring.
• Een eindejaarsuitkering en vakantietoeslag van allebei 8,33%.
• Een reiskostenvergoeding. Kom je op de fiets? Dan hebben wij een fantastische fietsregeling, waarmee je tot wel € 2.500,- kunt besteden via het bruto-netto uitruilsysteem.
• Een thuiswerkvergoeding.
• Een Persoonlijk opleidingsbudget van € 750,- en de mogelijkheid om zelf bepaalde arbeidsvoorwaarden samen te stellen, zoals de fietsregeling of extra reiskostenvergoeding.
• De mogelijkheid om te leren en ontwikkelen met onder andere gratis en onbeperkt toegang tot onze online leeromgeving GoodHabitz.

Meer weten over deze vacature? Vragen? Stel ze gerust.

Susanna van Laatum, Secretaris Raad van Bestuur, beantwoordt je vragen via: [email protected] of Edwin Alfing, manager Financiën via [email protected]

_Wij zijn op zoek naar een spin in het web en een goede match maar geloven ook in groei en ontwikkeling en ontmoeten je daarom ook graag als je niet alle vinkjes zet na het lezen van deze vacature._ #J-18808-Ljbffr