Opleidingscoördinator / Backoffice

Over de functie:

In deze veelzijdige functie ben je medeverantwoordelijk voor het soepel en accuraat verlopen van administratieve en organisatorische processen rondom opleidingen, trainingen, examinering en finance. Je werkt nauw samen met collega’s (intern) en klanten (extern) en zorgt ervoor dat alle processen correct, tijdig en volgens afspraak worden uitgevoerd. Jouw taken en verantwoordelijkheden bestaan onder andere uit:

• Organiseren, coördineren en administratief verwerken van opleidingen, trainingen en examens;
• Beheren van het volledige inschrijfproces: verwerken van aan- en afmeldingen, bevestigen van deelname en bijhouden van deelnemerslijsten;
• Opstellen, controleren en coördineren van de uitreiking van diploma’s en certificaten;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor kandidaten, klanten en interne collega’s voor vragen over opleidingen, examendata en inschrijvingen;
• Bijhouden, actualiseren en archiveren van opleidings- en examenadministratie in de daarvoor bestemde systemen;
• Verzorgen van correspondentie zoals uitnodigingen, bevestigingen, facturen en informatie;
• Ondersteunen bij de planning van locaties, materialen en examinatoren/docenten;
• Signaleren van knelpunten in het proces en proactief aandragen van verbeteroplossingen;
• Bijdragen aan het optimaliseren van werkprocessen, inclusief het up-to-date houden van handleidingen en werkinstructies;
• Verzorgen van secretariële en facilitaire ondersteuning, zoals agendabeheer en reserveren van trainingsruimtes;
• Verwerken van financiële administratie in Exact online;
• Registreren en opvolgen van klantvragen, inclusief het bewaken van doorlooptijden en het terugkoppelen van antwoorden;
• Samenwerken met sales, docenten en consultants om een vlekkeloze klantreis te garanderen;
• Ondersteunen bij rapportages en overzichten voor het management.

Wat wij bieden:

• Een mooi salaris tussen de €2.600 en € 3350,00 o.b.v. 40 uur;
• 26 vakantiedagen per jaar;
• Een mobiliteitsbudget én de mogelijkheid om een (elektrische) leasefiets aan te schaffen, ook voor privégebruik;
• Een goede pensioenregeling via Nationale Nederlanden;
• Een laptop van de zaak;
• Alle ruimte voor het volgen van opleidingen of trainingen die jou verder brengen;
• De kans om je rol zelf mede vorm te geven in een organisatie in beweging;
• Flexibiliteit om thuis te werken wanneer het werk dat toelaat en om vraagt.

Hebben wij jouw interesse gewekt? Waar wacht je dan nog op en stuur ons je cv! Solliciteren kan gemakkelijk via het sollicitatieformulier of neem contact met onze corporate recruiter Marco ten Hoven via 06 526 332 65 of [email protected].

Wat wij vragen:

Ben jij iemand die energie krijgt van organiseren, structureren en regelen? Zoek je een rol waarin geen dag hetzelfde is en waar jij écht het verschil kunt maken? Dan hebben wij iets voor jou! Wij zoeken een Backoffice Medewerker die niet alleen zorgt dat alles achter de schermen op rolletjes loopt, maar ook mee wil bouwen aan een organisatie die volop in ontwikkeling is. De rol staat nog niet 100% vast en juist dat maakt het zo interessant. Je krijgt ruimte om mee te denken, processen te verbeteren en jouw functie deels vorm te geven.

• MBO+ werk- en denkniveau;
• Bij voorkeur ervaring binnen de opleidingssector en/of zakelijke dienstverlening;
• Je werkt accuraat, gestructureerd en met een sterk verantwoordelijkheidsgevoel;
• Je kunt zelfstandig werken, maar zoekt ook actief de samenwerking;
• Je bent communicatief vaardig, klantgericht en houdt van regelen.

Over het bedrijf:

Wij zijn VAPRO en wij zijn onderdeel van dyo people solutions. Wij houden ons bezig met de proces- en maakindustrie elke dag een stukje beter en slimmer te maken, dát is waar onze roots liggen en waar wij groot mee zijn geworden. Wie VAPRO zegt, zegt kwaliteit. Het is dan ook niet gek dat de naam VAPRO al bijna 70 jaar een groot begrip is binnen de proces- en maakindustrie. Voor de komende jaren zeten we in op verder groeien om zo ons merk nog sterker in de markt zetten. Onze ambities zijn groot. Wij, bij VAPRO, zijn op zoek naar een medewerker Backoffice die, samen met het backoffice team, de backoffice op rolletjes laat lopen.